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部下を育む【個別職能面談】-3

個別職能面談-3

中間面談の進め方  

職務遂行プロセスのフォロー。進捗報告、問題解決と指導(サポート)のための話し合い

[狙い]

中間面談の狙いは、目標設定、職務基準の進捗、遂行状況のチェック。
それに伴い生じる問題点の発見とその解決にあります。

  1.職務遂行状況、進捗の把握、分析
  2.問題解決及びそのアシスト
  3.OJTの必要点の把握、その実施とサポート
  4.認めるべきところは認め、やる気を促す
  5.目標設定、職務基準の一部修正など

社員一人ひとりの「目標チャレンジシート」における自己評価欄の記入。
上司による「目標チャレンジシート」の上司評価欄の記入。

[方法]

a.原則は個人面談ですが、進捗状況や課題により職場会議、グループミーティング形式で行います。
 また、期間中に一回だけというものではなく、必要な場合は何回でも行います。
 (必要がなければ行わなくてもよい)

b.主は部下本人ですが、進捗状況や問題発生状況により上司の役割が変化する場合があります。

 職務基準の修正、部下に対するサポート、自部門或は他部門との調整な事があります。

c.コーチング手法も必要に応じて活用します。

[準備する資料]

今期の目標チャレンジシート、観察ノート、実績関連資料、職能基準書、面談記録などを準備します。

[進め方のポイント]

a.職務基準の進捗状況をチェックします。

 「目標チャレンジシート」に基づいて、職務基準の遂行状況を報告させ点検確認します。

b.必要に応じて、指示や指導を行います。

 遂行方法に誤りがあると判断した時は上司として適切なアドバイスを行います。

 また、部下本人の努力不足が見られる場合には、叱咤激励することも必要です。

c.達成に向けての問題点への対応策を立てます

 ①期の前半を振り返り後半に向けて問題点を発見し、整理した上で解決策について話合います。

 ②期の前半の情勢変化等も考慮し、必要な場合に職務基準の追加、変更、修正を行います。

   同時に後半におけるОJTプランについての見直しも行います。

d.部下本人の要望・提案事項を聴取します。

 職務遂行に関する部下本人の要望や提案を聴取し、適切に対処します。

e.面談結果をまとめて、終了します。

 期の後半に向けての励まし、中間面談を終了します。

育成面談の進め方

人事考課結果のフィードバック、目標達成の為の改善と問題点についての話し合い。

[狙い]

 1.目標達成過程のチェック、未達の場合はその原因分析

 2.業務の改善

 3.個別育成計画の検討

 4.次期目標に対するチャレンジへの動機づけ

※職能面談の進め方のポイントとして「目標並びに方針の共有化を図る為の会議(ミーティング)」

目標面談」「中間面談」そして「育成面談」を取上げ、個別に見て行く事です。


[準備する資料]

考課項目別グラフ付、職能基準書、育成プラン・タイムスケジュール、ニーズ育成計画表
OJT育成計画表、目標チャレンジシート、目標設定スキルチェックリスト、個人指導記録
指導観察ノート、指示シートの中から適切な資料を選択し使用します。

[進め方のポイント]

a.育成面談の“場”を和らげます。
 
 威圧的な言動を避けるのは当然ですが、いきなり本論に入るのではなく、

 世間話や雑談やジョークを入れるなど、上司自らが雰囲気を和らげるようにして始めます。

b.部下と上司が相互に評価をフィードバックします。(上司の伝え聴く姿勢が大切)
 
 ①部下本人の自己評価については、上司は積極的な傾聴に努めます。

 ②上司は、真剣に自信をもってハッキリ説明します。

c.部下と上司とで、意見交換を行います。

 ①評価結果について話し合いますが評価が違った時は、評価点に拘らずに何故評価が

  違ったのかを問題とするようにします。細かな点の評価、価値判断で部下と対立した時は、

  上司は柔軟に譲り、大きな方向で部下を納得させるようにします。

 ②事前に「育成面接メモ」に「褒める点」「諭す点」「育成点」などを箇条書的にまとめておき、
 
  話の中に折り込むようにします。⇔コーチング

d.業務改善と部下育成プランの確認を行います。
 
 部下に出来るだけ話させ、上司の意見の押し付けにならないように気をつけます。

e.目標面談を行います。

 次期の目標設定をしますが、次期の目標面談を別途行う場合は、
 
 目標面談の事前打ち合わせのみに留めます。

f.認めるべき所は認め、励ましの言葉でやる気を喚起します。

 育成面談のエンディングとし主として「修得能力」「習熟能力」のプラス面をポジティブ思考で伝え

 今後の励ましの言葉とするとモラル向上、モチベーション向上に繋がります


以上職能面談に必要な項目を記述しましたが、共通して言える事は、

部下への【思い遣り】を持ち仲間として、部下自身に問題点を 《気付》 かせることです。

面談の大きな狙いが、結果に至るプロセス分析、原因の改善、部下育成人間形成にあることを

意識して望むことが肝要です。

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