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社会人の礼儀作法-挨拶-1 (メールの基礎知識)

ビジネスメールの基本

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文章に人柄が表れると言われています通り、ビジネスメールの文面でも同じです。
メールを使った挨拶では、正しい宛名の書き方と敬語の知識が求められます。


宛名
通常のビジネスメールの場合、宛名は氏名の後に「様」を付けますが、
会社宛の場合や部署宛の場合には、最後に御中を付けます。

また、役職や肩書きのある人に手紙を出す時の宛名書きは、「役職名 〇〇様」と書きます。
実例を挙げて説明しますと、
「様」は、相手を問わず敬語として使用します。
「殿」は、目下の人への宛名の後に付けます。
相手によっては失礼だと受け取られることもあります。
お客様や取引先宛のメールの場合、宛名に「○○殿」は用いないことです。

会社宛の場合やビジネスでの宛名の書き方
※宛名の書き方サンプル
A.会社宛
 ◇先方の会社名の下に「御中」をつけます。
 ◇本来は、株式会社は(株)と省略せず、下記のように株式会社と書くのが正式です。
 「〇〇〇株式会社 御中」

B.担当≒所属部署宛(部、課、係、担当者宛)
  先方の部署名の下に「御中」をつけます
 ◇社名の下に部署名を書かずに、社名のみを書いた後、改行して部署名を書いても良い。
 ◇社名と部署名の両方に御中を付けることは誤りです。
  例-(正) 〇〇〇株式会社 営業部御中
  例-(誤) 〇〇〇株式会社御中 営業部御中

肩書き・役職のある相手宛の場合
 イ)先ずは会社名、部署名を書きます。
  会社名と部署名は一行におさまらなければ改行しても構いません。
  必要に応じて改行して下さい。

 ロ)次に行を変えて、役職→氏名→様の順に書きます。
  先生、社長、はそれだけで肩書きとなります。
  例-(正) 社長 〇〇〇〇様
  例-(誤)  〇〇〇 社長様

 ハ)先生の場合は、「○○○○先生」と書きます。
  教授、準教授などの場合は、肩書きを先に書きます。
  例-(正)☆☆☆ 先生
  例-(正)教授 ☆☆☆様
  例-(誤) ☆☆☆ 先生様

 ニ)担当者宛
  先ず、会社名、部署名を書きます。
  次に行を変えて氏名→様の順に書きます。
  会社名と部署名は、一行に収まらない場合には、キリの良いところで改行しても良い。
  会社名+御中と、氏名+様を、重複して使用しないようにすることです。
  例-(正) 営業部 ○○○様
  例-(誤) 営業部御中 ○○○様
  例-(誤) ○○株式会社御中 ○○○様

メールで使われる敬語

1.敬語の基本用法
 イ)相手や相手の会社、相手の所有物、相手の考えや行動は、≪尊敬語≫を用いる。
 ロ)自分や自社、自分の所有物、自分の考えや行動は、<謙譲語>を用いる。
 ハ)基本的に丁寧語で文章を作成することです。

2.自分が所属する所と、相手が所属する所に関する表現法。
・相手や相手の所有物を敬う表現の時には、「貴」「御」などをつける場合が多く、
自分や自分の所有物を遜って使う表現のときには、「小」「拙」「弊」などの語を付けます。
印は、元になる言葉
は、敬語に変換した例

◇相手先(あなた)の会社
 →貴社・御社

◇(自分or自分達)うちの会社
 →弊社・当社

◇言う
 →申す

◇来る
 →(今風・スッキリ)おこしになる、お見えになる、おいでになる
 →(より敬いたい人に使う) お越しいただく、いらっしゃる、・ 来給う

◇訪れる、訪問する
 →伺う

◇会う
 →お目にかかる、お会いする

◇もらう
 →頂く

◇見る
 →ご覧になる
 →拝見する

◇聞く
 →拝聴する
 →伺う

◇問う、尋ねる
 →伺う

◇欲しい
 →頂きたい。頂戴したい。

◇あなたの会社を訪問したい
 →貴社・御社に、伺いたい(貴社・御社に、お伺いしたい)

◇うちの会社の〇〇が、あなたに会いたいと言っている
 →弊社(当社)の〇〇が、貴殿にお目に掛かりたいと申しております。
 →弊社の〇〇が、あなたにお会いしたいと申しております。

◇〇〇さんはいつ来ますか?
 →〇〇さんは、何時お越しになりますか?
 →〇〇さんは、いつお見えになりますか?

◇〇〇さんは、いつこちらにおいでしょうか?
 →〇〇さんは、いつお越しになりますか?

◇返事をもらえますか?orお返事を頂けますでしょうか?
 →お返事を頂けますか?お返事を頂戴出来ますか?

◇会いたいのですがorお会いしたいのですが
 →お目にかかりたいのですが

◇資料を見てくれましたか?資料をご覧頂けましたでしょうか?
 →資料をご覧頂けましたか?
 →資料を御覧下さいましたか?

◇×××してくれる
 →×××をして頂ける、×××をして下さる

◇あなたの会社の資料を読んだ、見た
 →拝読する。貴社の資料を拝見しました。拝読しました。

◇あなたの意見を聞いた
 →伺った。拝聴しました。
 →話を聞きたい・意見を尋ねたい

◇お話を聞きたい
 →ご意見を伺いたい。お話をお聞かせ下さい。

◇見積りが欲しい
 →見積を頂きたい。お見積を頂戴したい。

◇時間が欲しい
 →お時間を頂きたい。お時間を頂戴したい。お時間をお作り頂きたい。


参考) 報連相

報連相1

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    Theme: 対人コミュニケーション | Genre: ビジネス

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