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電話のタブー・受付メモ

電話のタブー

電話のマナー違反は思いやり不足の現われ

1. かかって来た外線電話に「もしもし」といって出ている
◇何故いけないのか

2. 早口で社名と自分の名前を伝えている
◇何故いけないのか

3. 相手が「おはようございます」などの挨拶をしても挨拶を返さない
◇何故いけないのか

4. 折り返すと言って時間を告げない
◇何故いけないのか

5. 相手構わず「うん」とか「フムフム」とかの相鎚言葉で返事をしている
◇何故いけないのか

6. その日の気分で電話口に出ている
◇何故いけないのか

7. 変なイントネーションや耳障りな抑揚をつけて話している
◇何故いけないのか

8. 取引先でも、殆んどけじめのない普段語で話している
◇何故いけないのか

9. 「お待ち下さい」と言って、転送した受話を確認していない
◇何故いけないのか

10. 用件は聞くが、相手の名前を聞きかない
◇何故いけないのか

11. 用件は聞くが、自分は名乗らない
◇何故いけないのか

12. 大切な取引先の商談でもメモは一切使わない
◇何故いけないのか

13. 用件をまとめず思いつきで電話している
◇何故いけないのか

14. 忙しなく電話口で話している
◇何故いけないのか

15. 周囲を気にせず大声で話している
◇何故いけないのか

16. 社内でだらしない格好で話している
◇何故いけないのか

17. 電話に集中せず、他の事をしながら話している
◇何故いけないのか

18. 「はい」と空返事をしながら話している
◇何故いけないのか

19. かかって来た同僚や部下の名前を呼ぶ時「ちゃん」づけや呼び捨てで呼んでいる
◇何故いけないのか

20. 相手が携帯電話の場合でも、状況を聞かず勝手に用件を話し始める
◇何故いけないのか

21. 相手の都合を聞かないで言いたいことだけ一方的に話している
◇何故いけないのか

22. 相手の都合を考えず長々と電話している
◇何故いけないのか

23. 相手の電話番号を聞かない
◇何故いけないのか

24. 相手が「またかけ直します」と相手が言えば伝言メモを書かない
◇何故いけないのか

25. 公私の区別なく、身勝手な電話をかけている
◇何故いけないのか

26. 「いや~私はわかりません」と言って勝手に判断し電話を切る
◇何故いけないのか

27. 相手の名前や用件を言わずに「○○さん、電話!」と言って転送する社員がいる。
◇何故いけないのか

28. 自分の権限外でも、簡単な事は自己判断で答えている
◇何故いけないのか

29. 自分の好き嫌いで話し方を換えている
◇何故いけないのか

30. 相手の話が終わるか、終わらないかの内にさっさと受話器を置く
◇ 何故いけないのか
【ポイント】
何故いけないのかを理解するまで説明し、自覚させ、気付かせることが大切です。
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電話受付伝言メモ (サンプル) 
※このメモはファイルにして残しておけるようにしておくと良いでしょう。

[               ] 宛
◆受付日時    月 日(  )   時 分受け 受付者名( )
◆相手の社名・お名前  社名          名前        様(男・女)
◆用件(詳細)メッセージの有・無
 (連絡事項)
 (メッセージ)
1. 連絡欲しい
 (会社・携帯・自宅・他)へ
 (至急・今日中・ 時までに・急がない)
2. 電話のあった事を伝えて欲しい
3. また連絡します(改めて電話ある・・・時刻  時 分頃)
4. その他( )
連絡先
会社  TEL№  - -
携帯  TEL№       - -
その他 TEL№       - -
     (自宅・その他の連絡先      )
備考[受付者からのコメントなど]


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    Theme: 対人コミュニケーション | Genre: ビジネス

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